Заполните форму и мы свяжемся с вами

Форма успешно отправлена. В ближайшее время мы с Вами свяжемся

Заполнить форму ещё раз

КЕЙС: как повысить эффективность работы сотрудников промышленного предприятия

Замечали ли вы, как сложно вернуться к задаче после того, как вас отвлекли. Либо вы сами вдруг решили проверить почту или сообщение в мессенджере. Глория Марк, профессор Калифорнийского университета, утверждает, что в среднем требуется 23 минуты 15 секунд для того, чтобы перезапустить мышление и возобновить «продуктивно-рабочий режим». Чем чаще происходят такие переключения, тем выше когнитивная нагрузка – мозг кипит. Соответственно, быстрее приходит усталость и эффективность работы снижается.

Пару лет назад в сети появилось письмо Олега Тинькова своим подчиненным, которое вызвало бурю негодования. Если взять за скобки авторитарность его высказываний, нельзя не согласиться с главной мыслью послания: рабочее время дано сотрудникам на то, чтобы работать. Пренебрежение распорядком трудового дня ведет к халатности и финансовым потерям компании.

Летом 2017 года в Инфомаксимум поступил запрос от одной крупной организации с численностью персонала более 3000 человек. Сфера деятельности компании – добывающая и перерабатывающая промышленность, имеются представительства и производственные филиалы в разных городах.

«История болезни»

С инициативой об установке специализированного программного обеспечения (системы учета рабочего времени) выступил руководитель департамента экономической безопасности. Идея возникла не на пустом месте. Руководство стало обращать внимание, что персонал все чаще отвлекается на посторонние дела во время рабочего дня. На интерфейсах мониторов маячат посторонние сайты, перекуры и чашечка кофе плавно перерастают в перерывы на обед, а сроки выполнения поручений сдвигаются по непонятным причинам.

Что хотели получить в результате внедрения системы:

  • выяснить, чем заняты сотрудники в течение рабочего дня;
  • минимизировать (в идеале – устранить) отвлечения;
  • повысить эффективность работы.

Было принято решение мониторить непродуктивное время при помощи самофотографии рабочего дня. Задействовали фокус-группу из 154 человек. В течение недели испытуемые документировали свои трудозатраты, однако инструмент был принят негативно как сотрудниками, которые отвлекались на фиксацию временных промежутков, так и руководством, которое не заметило эффекта – по совокупности самофотографий у персонала не наблюдалось временных отклонений от регламента.

«Постановка диагноза»

После отсутствия результатов от самофотографии дня компания приняла решение протестировать специализированное программное обеспечение по учету рабочего времени. Ключевым фактором выбора явилась принадлежность ПО к российским разработкам. Выбирали долго, тестировали 6 различных программ в течение трех месяцев. К системе Crocotime обратились в последнюю очередь и установили ее на 11 рабочих компьютеров сотрудников компании. В числе участников эксперимента был и главный инициатор внедрения – руководитель департамента экономической безопасности. Он был определен администратором и основным пользователем CrocoTime.

Положительное впечатление от использования программы управленцы отметили сразу: удобный интерфейс, бесшумный режим работы, понятные настройки, отсутствие перегруженности функционала. Поэтому было решено продлить тестовый период до полутора месяцев и включить в мониторинг уже порядка 420 сотрудников. В течение всего этого времени специалисты службы поддержки Инфомаксимум оставались на связи, консультируя представителей компании по всем интересующим вопросам и тонкостям работы ПО.

По прошествии четырех месяцев мы созвонились с главным администратором и выяснили следующее. Основными отчетами, которыми пользовалось руководство, были «Отклонения» и «Детали дня». В итоге удалось сделать следующие промежуточные выводы:

  • непродуктивное время составило 11 % общего отработанного;
  • вместо 100% времени, предусмотренного по договору без учета законных перерывов, сотрудники проводили за компьютерами всего 74%;
  • часть задач руководитель выполнял за своих подчиненных.

Первый факт обнаружил пробелы в дисциплине, остальные два подсветили скрытые недоработки в организации рабочих процессов, которые не были видны до установки CrocoTime.

Рекомендации

Эффективнее всегда действовать на опережение, чем потом латать дыры в бизнес-процессах.

В случае наших клиентов не возникло необходимости в коренной перестройке организации труда. Мониторинг сам по себе стал инструментом мотивации, в результате чего показатель отвлечений снизился до 4%. Руководитель оптимизировал распределение задач между подчиненными, освободив себе время для решения более глобальных вопросов.

В результате внедрения Crocotime удалось своевременно скорректировать рабочие процессы и уменьшить временные потери компании. Наше сотрудничество продолжается и по сей день.